Objet

Le présent règlement est établi conformément aux statuts de l’association l’Hermine Nordic Club, association créée le 2 juin 2025, régie par la loi du l" juillet 1901 et le décret du 16 août 190, dont le siège social est fixé à Vannes,56000.

Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser certaines dispositions des statuts de l’association ET de définir les modalités générales de fonctionnement de L’Hermine Nordic Club.

Sont concernés par ce règlement tous les adhérents de l’association.

Sont habilités à faire respecter ce règlement : le ou la président(e), les membres de comité directeur, les encadrants

En cas d’erreur, d’omission ou de contradiction entre un article du présent règlement et les statuts de L’Association, ces derniers font foi.

Ce règlement intérieur a été présenté et validé par le Comité Directeur de l’Hermine Nordic Club le 28 Aout 2025. Il est mis à jour une fois par an.

Les cas non prévus par le présent règlement intérieur ET les statuts, sont tranchés par le bureau de l’Hermine Nordic Club dans le respect des lois et règlements en vigueur et ce, en attendant de les présenter à la session suivante de l’Assemblée Générale.

Administration de l’Hermine Nordic Club

Les pouvoirs de direction au sein du Club sont exercés par un Comité Directeur

Le nombre des membres de ce Comité Directeur est de 6 au minimum et de 10 au maximum

Le comité directeur est composé des membres du bureau, d’un représentant des coachs et d’un représentant des adhérents.

Ils sont élus lors de l’assemblée générale pour 2 ans.

Le comité directeur élit à main levée, pour 2 ans, parmi ses membres, un bureau composé de 3 personnes au minimum et de 6 personnes au maximum.

Le Bureau, dont le mandat prend fin avec celui du Comité Directeur, comprend au minimum :

• Un(e) Président(e) ;
• Un(e) Secrétaire Général(e) ;
• Un(e) Trésorier(e) Général(e) ;

Litiges

En cas de litige, quel qu’en soit la nature, survenant au sein de l’Hermine Nordic Club, et non susceptible d’être réglé à l’amiable par le CD, une sanction disciplinaire ne pourra être prise que par le Comité Directeur de l’Hermine Nordic Club.

Encadrement sportif

Sous la dénomination « encadrement sportif » est compris le référent de discipline, les entraîneurs diplômés d'État ou fédéraux, les assistants diplômés ou en formation.

• Les représentants de discipline sont les interlocuteurs du CD et porte-paroles de la discipline.
• Ils sont les porte-paroles entre le CD du Club et les adhérents et entraîneurs.
• L’encadrement sportif par l’intermédiaire de son responsable reçoit du bureau du CLUB toutes indications utiles sur les missions qui lui sont confiées.
• Le président du club réunit au moins une fois par an l’ensemble des entraîneurs.

Le ou les entraîneurs peuvent être invités par le président du CLUB ou être entendu par lui dans le cadre de la discipline qu’ils enseignent :

• Pour y exposer les problèmes pratiques ou techniques qu’ils désirent voir étudier.
• Pour prendre connaissance des directives générales arrêtées par le bureau du CLUB.

De la même façon, les entraîneurs peuvent solliciter une rencontre avec le président de l’Hermine Nordic Club pour y exposer des problèmes sportifs,

L’Hermine Nordic Club propose, soutient financièrement et encourage la formation initiale et continue des coachs, entraineurs et membre du bureau qui souhaitent développer leurs connaissances dans le domaine sportif de l’encadrement. En particulier les formations proposées par la FFA et la FFR.

La demande de formation peut être à l’initiative du bureau comme des coachs et devra faire l’objet d’une étude et d’une validation en Comité Directeur.

Les activités sportives s’exercent sous le contrôle des coachs. Dans ce cadre, la responsabilité du Club est engagée durant les heures d'entraînement. En aucun cas, elle ne peut l’être pour les athlètes avant et après l’heure de l'entraînement. Toute personne quittant l'entraînement avant la fin de celui-ci doit en informer le coach.

• Le coach responsable de l'entraînement s’assure de la sécurité des athlètes ; il compte le nombre d’athlètes au départ et à l’arrivée.
• L'encadrant est en droit de refuser toute personne ne présentant pas les conditions physiques requises et équipée suivant Ia discipline pratiquée.
• Le port d'un éclairage nocturne est vivement recommandé pour les sorties nocturnes.
• Un entraînement doit au minimum être encadré par un coach qui peut se faire aider d’une personne désignée pour la séance,
• Les coachs ont leur téléphone portable pendant les entraînements ; il est recommandé d’y installer l’application Staying Alive qui indique l’emplacement des défibrillateurs cardiaques les plus proches.

Les coachs indiquent le lieu et l’heure de rendez-vous des entraînements sur le groupe WhatsApp crée à cet effet.

En cas d’alerte météo orange (météo-France), tous les entraînements ou sorties sont annulés.  Les règles de la FFA seront expliquées aux athlètes et respectées.

Lors des déplacements en lien avec des entraînements, ou sorties organisées par le Club, le covoiturage est fortement encouragé. Le conducteur du véhicule doit savoir qu’il est le seul responsable de sa conduite que ce soit son véhicule personnel ou un véhicule tiers. Il doit :

• Être en possession de son permis de conduire en bonne validité.
• Être assuré en responsabilité civile sur son véhicule personnel
• Être pleinement conscient de ses responsabilités et respecter strictement le code de la route (respect de la vitesse maximale autorisée, de consommation d’alcool ni de stupéfiants).

En aucun cas le club ne paiera les amendes en cas de non-respect du code de la route. Le club se décharge des vols et dégradations commis sur et dans les voitures particulières.

En cas de survenue d’un problème grave lors d’une activité encadrée par le club (ayant nécessité un appel des secours, ou ayant entraîné un arrêt de travail par exemple) la présidente du club est aussitôt informée de la situation et des mesures prises ; si besoin, elle organisera un débriefing avec les coachs et/ou encadrants, voir si besoin un retour sur la situation pour les athlètes (impact psychologique).

Les activités organisées en dehors du Club à titre personnel, ne figurant pas sur le site du Club ou le groupe WhatsApp destiné aux entrainements, relèvent de la responsabilité individuelle des personnes qui y participent. 

Comportement - charte éthique

L'association propose des activités en connexion avec la nature et dans son parfait respect. En devenant adhérent, tout candidat s'engage à ne pas porter atteinte à la nature comme aux équipements publics ou privés utilisés ou approchés dans sa pratique des activités proposées par l'association.

L'association entend promouvoir une pratique sportive impliquée, favorisant les liens inter-adhérents, la convivialité, l'entraide, le respect des autres et des différences, notamment concernant le rythme de pratique de chaque adhérent.

Chaque membre de l’Hermine Nordic Club doit respecter les règles élémentaires de savoir-vivre et de savoir être en collectivité. L’adhésion à l’Hermine Nordic Club suppose le respect de ses règles.

Les membres contribuent à véhiculer une bonne image de l’Hermine Nordic Club, par exemple en portant la tenue du club lors des entraînements et compétitions.

Ils contribuent au développement de l’Hermine Nordic Club, de son esprit sportif et de convivialité et de ses projets. Lors d’une inscription pour une course, l’athlète s’inscrit sous le nom du Club.

Toute personne dont le comportement ou les propos seraient non conformes avec l’éthique du club pourra être radiée. Elle sera entendue par le Comité Directeur du Club, et des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion seront prononcées par le Comité Directeur, signifiées par lettre recommandée avec AR stipulant les motifs de la radiation et ne donnera droit à aucune indemnisation.

Sont considérés comme motifs d’exclusion possible, toute rixe, insulte, comportement agressif, incivilité et a fortiori tout acte pénalement sanctionnable ; Il en est de même de tout comportement raciste ou sexiste.

Les membres s’engagent particulièrement à :

• Ne pas nuire ou porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’Hermine Nordic Club, sa réputation, à ses intérêts moraux et matérielsr
• Respecter les personnes, le matériel et l’environnement (bruit, déchets...)
• Respecter les riverains et autres utilisateurs des sites d'entraînement
• Respecter les arrêtés municipaux, notamment pour l'utilisation des bâtons concernant le port des embouts dans les zones qui le demandent
  • Les utilisateurs devront systématiquement être en possession d’embouts lors de toute sortie ou entraînement
  • Arrêt de l'utilisation des bâtons à proximité immédiate des habitations, veiller à garder la pointe des bâtons dirigée vers le bas (courses, pauses...)
• Respecter le code de la route et les règles de sécurité générales (circulation des groupes sur le bord des routes, consignes des coachs…)
• Respecter les lois en général et particulièrement concernant le dopage, la consommation de stupéfiants, d’alcool et les comportements pouvant mettre en danger les autres adhérents
• Porter assistance à toute personne en danger
• Lors d’évènements sportifs, respecter les règles de l’organisateur, faire preuve de fair-play.
• Porter les couleurs et tenues du club lors des manifestations.

Communication

L'association a mis en place un site internet : www.hermine-nordic-club.fr , une page FACEBOOK et des groupes WhatsApp.

Ce site relaye les informations relatives à la vie de l'association, notamment les résultats sportifs de ses adhérents.

Concernant les groupes WhatsApp, il est rappelé qu'en faisant « répondre », on répond à tous. ll est demandé de ne pas polluer ces médias et pour ce faire, de les utiliser avec parcimonie, uniquement dans l'intérêt de tous et pour des idées en lien exclusif avec le club.

Informations personnelles

L’association recueille des informations personnelles au moment de l'adhésion, destinées aux membres du CD et de la FFA. L’association et la FFA peuvent être amenées à publier sur leur site internet les noms, résultats sportifs et/ou photos de ses adhérents.

Ces images ne seront pas utilisées à des fins commerciales.

Toute adhésion à l’Hermine Nordic Club, vaut accord pour ces utilisations ; sauf si l’adhérent le mentionne explicitement par mail à l’adresse hermine.nordic.club@gmail.com

Protection des données

En application du règlement général sur la protection des données {règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 - RGPD), il est rappelé que ces données personnelles demeureront strictement confidentielles ; elles ne seront ni cédées ni vendues à des tiers. L'adhérent bénéficie d'un droit d'accès, de rectification, d'interrogation et de retrait sur ses informations personnelles.

Ce droit peut être exercé et toute information personnelle peut être obtenue à tout moment à l'adresse de messagerie de l'association.

Activité de l’association

L'association, à travers son Comité Directeur, peut décider, à tout moment de la saison, de changements concernant l'organisation de ses activités. L'association ne fait pas appel à un ou des entraîneurs professionnels mais assure son encadrement par des bénévoles qui font bénéficier de leur formation diplômante dispensée par la FFA (Fédération Française de l'Athlétisme) et ou de leur propre expérience.

Adhésion, licence et assurance

Pour participer aux activités de l’Hermine Nordic Club, il faut adhérer à l'association et payer une cotisation annuelle valable du 1er septembre au 31 août de l'année suivante.

Inscription

Les nouvelles inscriptions ou le renouvellement seront effectués personnellement par les athlètes sur le site de l’Hermine Nordic Club.

• Compléter le formulaire sur le site pour une première adhésion ou un renouvellement
• Procéder au règlement du montant de la cotisation de préférence par CB
  (les chèques sont acceptés ainsi que les virements bancaires)
• Fournir un PPS valide datant de moins de 3 mois

Cotisation annuelle

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le comité directeur pour chaque saison.

La saison débute le 1er septembre et prend fin le 31 août de l’année suivante. Le montant de la cotisation est unique quel que soit le moment d’inscription. 

Toute cotisation versée au club est définitivement acquise, aucun remboursement de cotisation ne pouvant être exigé en cas de démission ou d'exclusion en cours d'année, ou d’événements extérieurs indépendants de la volonté du Club.

Certificat médical ou PPS

Le document de Parcours Prévention Santé (PPS) sur pps.athle.fr est à fournir pour valider l’adhésion.
Le certificat médical n'est pas exigé pour une adhésion, chacun est désormais responsable de sa santé et déclare être apte en prenant son inscription.

Le club étant à visée sportive il faut être en bonne forme physique pour participer aux entrainements et aux sorties. Le recours à votre médecin est toujours possible pour vous rassurer sur vos capacités physiques et votre état de santé.

Les adhérents peuvent participer à des épreuves en se procurant le document de Parcours Prévention Santé (PPS) sur pps.athle.fr, seul document admis qui remplace le certificat médical. Ce document valable 3 mois délivre un code à 11 caractères qu’il suffit de reporter à la place du N° de licence sur les différents sites d’inscriptions. La validation du dossier se fera automatiquement. Il pourra être également photographié ou scanné pour être déposé dans vos dossiers d’inscriptions.

Prise de licence

Aucune licence d’une fédération française n’est obligatoire pour s’inscrire à l’Hermine Nordic Club (FFA, FFR…).

Assurance

Le club a contracté une assurance auprès de la MAIF. Numéro de sociétaire : 4809064M

• Les adhérents, participants réguliers ou occasionnels, dirigeants, bénévoles et salariés bénéficient des garanties "Responsabilité Civile - Défense", "Indemnisation des Dommages Corporels", "Dommages aux Biens des participants", "Recours-Protection juridique" et "Assistance".
• L’association bénéficie quant à elle des garanties "Responsabilité Civile-Défense" et "Recours-Protection juridique".
• Numéro d'assistance : 0 800 875 875

Ce règlement intérieur doit être porté à la connaissance de tous les adhérents.

Il est consultable sur le site internet de l’Hermine Nordic Club 

Il doit être lu et approuvé lors de l’inscription, via une case à cocher validant l’acceptation du règlement intérieur, pour une nouvelle inscription comme pour un renouvellement d’adhésion.

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